CRM выбирают под реальную работу отдела продаж. Опишите путь одной сделки, оставьте в коротком списке системы с нужными каналами и интеграциями, а затем повторите в них один и тот же сценарий. Так сравнение будет опираться на работу команды, а не на длину списка функций.
Подобрать короткий список системОпишите, что происходит со сделкой сейчас
Не начинайте с функций. Возьмите одну типичную продажу и восстановите путь от первого обращения до оплаты или отказа. Фиксируйте не желаемую схему, а то, как команда действительно работает.
- 01Откуда приходит обращение и где его впервые фиксируют.
- 02Кто квалифицирует клиента и какие данные для этого нужны.
- 03Какие этапы проходит сделка и кто отвечает за переход.
- 04Где формируются документы, счета и задачи.
- 05Какие показатели нужны руководителю и откуда берутся данные.
Разделите обязательное и желательное
Если все требования объявить обязательными, короткого списка не получится. Отдельно зафиксируйте условия, без которых процесс не запустится, и функции, которые можно добавить после пилота.
Какие этапы проходит сделка, какие поля обязательны и что сотрудник делает каждый день.
Как в CRM попадают формы с сайта, звонки, письма и сообщения из нужных компании мессенджеров.
Какие клиенты, товары, заказы и оплаты должны передаваться между CRM и 1С или другой учетной системой.
Какие сделки требуют внимания и можно ли открыть исходные данные из отчета.
Где хранятся данные, как настроены права и можно ли выгрузить информацию в понятном формате.
Сколько стоят лицензии, настройка, перенос данных, интеграции, обучение и дальнейшая поддержка.
Проведите один и тот же сценарий в финальных системах
На общей демонстрации легко потерять различия между системами. Подготовьте одного тестового клиента, один товар или услугу и несколько ролей сотрудников. Затем повторите одинаковые действия в каждой CRM.
- Создать обращение из реального канала.
- Проверить клиента и обработать возможный дубль.
- Назначить ответственного и перевести сделку по этапам.
- Поставить задачу, подготовить документ и сохранить коммуникацию.
- Получить отчет руководителя и восстановить историю действий.
Посчитайте первый год работы, а не только тариф
Ежемесячный платеж за CRM показывает только часть расходов. В первый год компании также могут понадобиться настройка, перенос клиентской базы, интеграции, обучение и поддержка после запуска.
Тариф, число пользователей, платные модули и условия продления.
Описание продаж, очистка базы и согласование правил работы.
Воронки, карточки, права, автоматические действия и отчеты.
Сайт, телефония, мессенджеры, 1С и контроль ошибок обмена.
Перенос данных, тестирование, обучение и первые недели работы.
Исправления, обновления и новые требования после запуска.
Запишите решение и основания выбора
В итоговой таблице сохраните причины выбора: какие ежедневные действия прошли тест, где потребуются настройки и какие вопросы остались открытыми. Эти записи пригодятся при подготовке проекта и приемке результата.
- Какие ежедневные действия уже работают без доработки.
- Что придется настраивать или подключать отдельно.
- Какие данные нужно подготовить до переноса.
- Кто отвечает за запуск и поддержку системы.