Что меняется для сотрудника
Ранее ELMA365 КЭДО поддерживала подписание «Госключом» и облачными сертификатами коммерческого удостоверяющего центра. Эти варианты сохраняются: работодатель выбирает подходящий способ взаимодействия с сотрудниками.
Новый канал может пригодиться компаниям с выездными и удалёнными сотрудниками, у которых нет постоянного доступа к рабочему компьютеру. Кадровик работает в системе, а документ приходит работнику через мессенджер.
Как это выглядит в работе
Модельный пример: выездному сотруднику направляют график отпусков на подпись. Кадровик отправляет документ из ELMA365 КЭДО, сотрудник получает уведомление через MAX и подписывает документ «Госключом». Для работника меняется способ получения документа; кадровик продолжает работу с ним в системе.
Для кадровой службы предусмотрено рабочее место с заявками, документами и отчётами. При проверке такого процесса важно проследить весь путь документа: от отправки сотруднику до получения подписанного экземпляра. Доставленное уведомление само по себе ещё не подтверждает подписание.
Что уточнить при подключении
В анонсе не указаны версия поставки, требования к настройке и стоимость подключения MAX. Эти условия нужно уточнить для своей установки, как и порядок первого подписания для сотрудника без настроенной подписи.
Подключение канала стоит рассматривать вместе с действующим процессом компании: какие документы она направляет сотрудникам, как согласует их и получает подпись. Перечень документов, которые можно вести электронно, новый канал не расширяет. Допустимый способ подписания нужно определить для каждого используемого вида документа.
Сервисы для согласования, подписания, хранения документов и обмена с кадровым учётом можно сравнить в подборке систем КЭДО.