Что сохранить при замене Аспро.Cloud
Для студии, агентства или консалтинговой команды разница проявляется после продажи. Менеджер согласовал работу, но исполнителям нужны бриф, сроки и договорённости. Затем клиент присылает правки, растут трудозатраты, подходит срок оплаты. Система должна связывать эти события.
В Аспро.Cloud из сделки можно создать связанный проект: его название и заказчик подставятся из сделки, а состав работ можно взять из шаблона. В проекте есть этапы, вехи и задачи. Финансовый учёт проекта показывает рентабельность и задолженности.
Для почасовой работы предусмотрены таймер и ставки сотрудников. Внутренняя стоимость часа и ставка для клиента могут различаться; из закрытых задач можно сформировать счёт. Это существенная часть выбора, если руководитель считает деньги по каждому заказу, а не только следит за сроками.
Другой сервис может закрывать задачи и общение, но для учёта денег потребуются отдельные настройки или приложение. Начать короткий список можно с той части работы, которая важнее команде.
- Передавать поручения из сделки
- Битрикс24: связь задачи с CRM и совместное пространство для работы с заказчиком.
- Вести поступления и расходы по проекту
- Мегаплан: финансовый модуль на тарифе «Профессиональный».
- Видеть очереди работ и согласований
- Kaiten: продажи, производство и оплаты на отдельных досках с общим экраном.
- Собрать задания и обсуждения
- YouGile: чат внутри задачи, доски и шаблоны.
Порядок систем не является рейтингом. Если текущая система закрывает нужные задачи, сама по себе смена сервиса ничего не добавляет.
Один заказ — несколько требований к системе
Возьмём модельный пример, не клиентский кейс: студия продала редизайн сайта за фиксированную сумму. Менеджер передаёт бриф проектной команде, дизайнер готовит макет, клиент согласовывает результат. Иллюстрации делает внешний подрядчик. После первого показа заказчик добавляет новый раздел.
Исполнителю нужны актуальное задание и срок. Менеджеру — связь с договорённостями по продаже. Руководителю — часы команды, расходы на подрядчика и платежи клиента. Заказчику — макет и обсуждение правок, без доступа к внутренним ставкам. Права внешних участников, в том числе в Аспро.Cloud, задаются отдельно.
Новое пожелание клиента тоже меняет несколько вещей: появляется дополнительная задача, увеличивается объём работы, иногда требуется согласовать доплату. На этом примере проще увидеть различия систем, чем по одинаковой галочке «управление проектами».
Битрикс24: поручения из CRM и работа с клиентом
В Битрикс24 менеджер создаёт задачу из сделки либо привязывает уже существующую. В карточке CRM видны её статус, срок и результат. В примере со студией менеджер может передать подготовку макета дизайнеру и наблюдать за выполнением из сделки.
Связь задачи со сделкой отличается от создания всего проекта по шаблону. Если заказ состоит из исследования, дизайна и разработки, команде нужен согласованный порядок постановки этих работ. Бриф и требования к результату менеджер добавляет в задачу; один переход сделки на следующий этап их не описывает.
Учёт времени в задачах включает таймер, ручные записи и сравнение с планом. Функция доступна не на всех тарифах. Для общения с внешней командой есть коллабы Битрикс24: чат, файлы, задачи и календарь. Заказчика можно пригласить в такое пространство, настроив права участников.
Для расчёта себестоимости по часам вендор описывает приложения учёта задач и прибыли. Это дополнительные решения из Маркетплейса, и их условия входят в расчёт расходов наряду с основным тарифом. Связь задач с CRM, часы и учёт прибыли здесь следует выбирать как отдельные возможности.
Подробный разбор двух систем есть в сравнении Битрикс24 и Аспро.Cloud, а основные функции — в карточке Битрикс24.
Мегаплан: задачи и денежные операции по проекту
Мегаплан имеет смысл включить в список, если руководитель хочет вести исполнение заказа и деньги в одной системе. В финансовом модуле есть доходные и расходные операции, платёжный календарь и финансы по проектам. Модуль доступен на тарифе «Профессиональный».
Для передачи работы из продажи предусмотрен сценарий создания задачи. Его можно связать с изменением статуса процесса. Такая настройка подходит для поручения после согласования заказа; полный состав проекта с этапами и участниками требует собственной настройки.
В задачах есть учёт трудозатрат, недоступный на «Базовом» тарифе. В нашем примере руководителю нужны и часы дизайнера, и расход на иллюстратора: это разные записи, даже если обе относятся к одному заказу. Финансовые операции показывают деньги, а трудозатраты — объём работы команды.
На тарифе «Профессиональный» клиенту можно дать гостевой доступ к проекту. Для просмотра его добавляют участником: указание клиента только как заказчика не открывает карточку. Тогда совместное обсуждение остаётся внутри выбранного проекта.
У Мегаплана есть облачная и локальная версии. Для сравнения расходов нужна тарифная таблица с нужными функциями, а не только начальная цена. Сводное описание сервиса собрано в карточке Мегаплана.
Kaiten: движение заказа от продажи до согласования
Kaiten показывает, на каком этапе остановилась работа. В Кайтен CRM есть воронка, компании и контакты, а сделки связаны с задачами команды. Продажи не обязательно оставлять в другой системе.
Как это может выглядеть в студии, показывает шаблон дизайн-агентства. В нём разделены продажи, производство, финансы и документы. Их доски сведены на общем экране. В работе над макетом есть этапы согласования и правок; счета и оплаты ведутся на своей доске. Ограничения числа одновременных задач в шаблоне требуют модуля «Канбан».
Для заказа с дополнительным разделом такая схема позволяет разделить исходную задачу, новые работы и ожидание ответа клиента. Модуль учёта времени фиксирует часы и позволяет сопоставлять план с фактом. Заказчик с гостевым доступом может просматривать доски и комментировать карточки.
Доска оплат показывает, какие счета выставлены и какие платежи получены. Для расчёта прибыли дополнительно нужны доходы и затраты, отнесённые к конкретному заказу.
При выборе тарифа имеют значение пользователи и подключённые модули. Общие функции описаны в карточке Kaiten; различия с другой системой досок — в сравнении Kaiten и YouGile.
YouGile: обсуждение и часы внутри задач
В YouGile переписка хранится внутри задачи: там можно обсуждать макет, оставлять комментарии и ссылки на версии. Работу команды организуют с помощью досок и шаблонов задач.
В системе также есть CRM: воронка со сделками, карточки контактов и компаний, дела и базовая аналитика. Это позволяет рассматривать YouGile для команды, которой нужен учёт клиентов вместе с задачами. Задачи по выполнению заказа нужно организовать отдельно от напоминаний менеджеру о продаже.
YouGile разделяет общее время задачи и индивидуальные часы исполнителей. Общий результат показывает стикер таймтрекинга. Для отдельных записей есть расширение учёта рабочего времени: участник запускает таймер или добавляет время вручную. В локальной версии все расширения включены в поставку «Платформа»; обычная Box содержит только расширение интеграции с почтой. Для локального учёта часов дизайнера и редактора по отдельности в расчёт входит именно «Платформа».
Доску можно открыть для внешнего просмотра по ссылке. Такой просмотр отличается от персонального доступа клиента к выбранным действиям. На общей доске не следует размещать внутренние ставки и сведения о других заказчиках.
По условиям облачного YouGile первые десять пользователей бесплатны, оплата начинается с одиннадцатого. Есть и коробочная поставка. Это позволяет небольшой команде начать с задач и общения; расходы на финансовый учёт нужно рассматривать отдельно от цены задачника. Основные функции собраны в карточке YouGile.
Как сузить список до двух систем
Перед демонстрацией опишите один обычный заказ команды: кто продаёт, какие работы запускает, кто согласовывает результат и где учитываются деньги. Затем добавьте типичное изменение задания и попросите показать его в системе. Так станет видно, какие данные передаются между участниками и где нужны отдельные настройки.
Более широкий выбор есть в каталоге управления проектами. Эта подборка помогает сузить его по работе команды, а не по числу функций в рекламном описании.